Rechnungen per E-Mail archivieren

Die meisten Rechnungen kommen heute per E-Mail. Und dort bleiben sie oft auch: im Postfach einer Kollegin, als Anhang, den niemand mehr findet, wenn der Steuerberater danach fragt. Dabei müssen elektronisch empfangene Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden; ein Ausdruck reicht nach den GoBD nicht.

Mit Papermerge leiten Sie Rechnungen einfach an die E-Mail-Adresse der passenden Ablage weiter, oder Ihr Lieferant schickt sie direkt dorthin.

Was beim Rechnungseingang per E-Mail passiert

• Aus jeder E-Mail werden Dokumente: eines für die E-Mail selbst (Absender, Betreff, Datum, Text) und eines für jeden Anhang. Beide sind als Anhang miteinander verknüpft.
• Die Originale bleiben erhalten. Version 1 ist die E-Mail als .eml-Datei bzw. der Anhang genau so, wie er ankam. Version 2 ist ein PDF für die Vorschau.
• Die Dokumente landen im Eingang der Ablage. Dort wählen Sie die Kategorie, und Papermerge legt automatisch ab.
• Unterstützte Anhänge: PDF, JPG, PNG und TIFF, bis 40 MB pro E-Mail. Auch ZUGFeRD-Rechnungen kommen als PDF an und werden unverändert archiviert.

Sicher und nachvollziehbar

Jede Adresse ist schwer zu erraten und lässt sich jederzeit deaktivieren. Auf Wunsch nimmt sie nur E-Mails von erlaubten Absendern an, zum Beispiel von Ihrem Scanner oder Ihrer Buchhaltung. Jede eingehende E-Mail wird per SPF, DKIM und DMARC geprüft und auf Spam und Viren gescannt. Im Protokoll sehen Sie jede E-Mail, ob übernommen oder abgelehnt, mit dem Grund.

Mehr zu den Pflichten beim Rechnungsempfang: E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen.