Aufbewahrungsfristen 2026: Tabelle für Unternehmen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Und Kontoauszüge, Verträge, Lohnabrechnungen? Die Antwort ist eine von drei Zahlen: 6, 8 oder 10 Jahre. Seit 2025 ist die mittlere neu dazugekommen. Hier finden Sie die aktuellen Aufbewahrungsfristen als Tabelle, wann die Frist beginnt, und wie Sie Belege digital aufbewahren.

Das hat sich 2025 geändert: 8 statt 10 Jahre für Belege

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einer Buchung zugrunde liegen: Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Lieferscheine mit Buchungsbezug.

Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. In der Praxis heißt das: Buchungsbelege aus dem Jahr 2016 und früher durften Sie ab dem 1. Januar 2025 vernichten. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung ein Jahr später.

Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren.

Aufbewahrungsfristen-Tabelle 2026

Rechtsgrundlagen sind § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch), für Rechnungen zusätzlich § 14b UStG.

Unterlage	Frist	Grund
Bücher und Aufzeichnungen (Hauptbuch, Journal, Kassenbuch)	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Inventare	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, z. B. die Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b UStG
Kontoauszüge	8 Jahre	Buchungsbeleg
Quittungen, Kassenbons, Kassenberichte	8 Jahre	Buchungsbeleg
Gutschriften, Lieferscheine (wenn Buchungsbeleg)	8 Jahre	Buchungsbeleg
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)	8 Jahre	wie jede Rechnung
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO
Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben	6 Jahre	Geschäftsbrief
Verträge (ohne Buchungsbezug)	6 Jahre	Geschäftsbrief
Lohnkonten	6 Jahre	§ 41 EStG
Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO

Als Faustregel: Alles, was eine Buchung belegt, 8 Jahre. Alles, was ein Buch oder Abschluss ist, 10 Jahre. Geschäftliche Korrespondenz 6 Jahre.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Rechnungen sind der häufigste Fall, deshalb noch einmal ausdrücklich: Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren, egal ob auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz (das XML) das Original, nicht eine ausgedruckte oder gerenderte Ansicht. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnungspflicht.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem

• die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde,
• der Jahresabschluss aufgestellt wurde,
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder
• der Buchungsbeleg entstanden ist.

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 löst die Frist zum 31. Dezember 2026 aus. Acht Jahre später, am 31. Dezember 2034, endet sie. Vernichten dürfen Sie die Rechnung ab dem 1. Januar 2035.

Wenn die Frist nicht endet: Ablaufhemmung

Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel laufende Betriebsprüfungen, Einspruchsverfahren oder vorläufige Steuerbescheide. Prüfen Sie vor dem Vernichten deshalb, ob noch etwas offen ist.

Belege digital aufbewahren: das ist erlaubt

Sie müssen keine Ordner im Keller stapeln. Die digitale Aufbewahrung ist ausdrücklich erlaubt und für elektronisch empfangene Dokumente sogar Pflicht:

• Elektronisch empfangene Belege (PDF-Rechnung per E-Mail, E-Rechnung) müssen elektronisch aufbewahrt werden, im Originalformat. Ein Ausdruck reicht nicht.
• Papierbelege dürfen Sie scannen und das Papier danach vernichten, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und Ihr Scanverfahren dokumentiert ist. Ausnahmen: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen im Original bleiben. Details im Ratgeber Ersetzendes Scannen.
• Das digitale Archiv muss die Unterlagen unverändert, vollständig und jederzeit lesbar halten, über die ganze Frist. Ein normaler Ordner auf dem Server erfüllt das in der Regel nicht. Was ein Archiv dafür können muss, steht auf der Seite Revisionssichere Archivierung.
• Die Finanzverwaltung muss in einer Betriebsprüfung auf die Daten zugreifen können, auch nach einem Systemwechsel.

Nach Ablauf der Frist: löschen, aber richtig

Viele Unternehmen bewahren aus Vorsicht alles ewig auf. Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten, etwa Bewerbungen, Lohnunterlagen oder Kundenkorrespondenz, ist das ein Problem: Die DSGVO verlangt, dass Daten gelöscht werden, sobald es keinen Grund mehr gibt, sie zu speichern. Eine abgelaufene Aufbewahrungsfrist ist so ein Moment.

Gleichzeitig darf nichts vor Ablauf der Frist verschwinden. Sie brauchen also beides: Schutz vor zu frühem Löschen und einen geordneten Weg, abgelaufene Unterlagen zu entfernen.

Aufbewahrungsfristen automatisch verwalten

Fristen für jedes einzelne Dokument im Kalender zu verfolgen, funktioniert nicht. In Papermerge hängt die Frist an der Kategorie:

1. Sie legen einmal fest, dass Eingangsrechnungen acht Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe sechs und Jahresabschlüsse zehn.
2. Die Frist zählt ab dem Hochladen oder ab einem Datumsfeld des Dokuments, zum Beispiel dem Rechnungsdatum.
3. Solange sie läuft, kann niemand ein archiviertes Dokument löschen.
4. Ist sie abgelaufen, kommt das Dokument auf eine Liste von Löschanträgen. Gelöscht wird erst, wenn eine dafür bestimmte Person zustimmt (Vier-Augen-Prinzip), und beides steht im Audit-Log.

Der Einrichtungsassistent schlägt beim Start passende Kategorien mit Fristen vor; prüfen Sie die Werte mit Ihrer Steuerberatung. Mehr dazu auf der Seite Aufbewahrungsregeln.