ecoDMS-Alternative aus der Cloud

ecoDMS ist bei kleinen Unternehmen in Deutschland beliebt, und das zu Recht: Die Lizenz ist günstig, wird einmal bezahlt, und die Software bringt viel mit. Der Haken ist der Betrieb: ecoDMS läuft in der Regel auf Ihrem eigenen Server. Jemand muss ihn installieren, aktualisieren, sichern und am Laufen halten.

Wer nach einer ecoDMS-Alternative sucht, will meist genau das nicht mehr: keinen Server im Büro, keine Updates am Wochenende, keine Sorge um die Datensicherung. Papermerge ist ein DMS aus der Cloud, das die revisionssichere Archivierung nach GoBD unterstützt, ohne dass Sie etwas installieren oder betreiben.

ecoDMS in der Cloud?

ecoDMS ist für den Betrieb auf einem eigenen Server gedacht (Windows, Linux, macOS oder NAS). Wer ecoDMS in der Cloud nutzen möchte, kann es auf einem gemieteten Server installieren oder einen gehosteten Betrieb bei einem zertifizierten ecoDMS-Partner buchen. In beiden Fällen bleibt die Frage, wer Updates, Datensicherung und Verfügbarkeit verantwortet.

Bei Papermerge ist das Teil des Dienstes: Papermerge läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Updates spielen wir ein, Sie melden sich einfach im Browser an.

Vergleich: Betrieb und Kosten

Stand der Angaben: Oktober 2026, laut den öffentlichen Informationen der Anbieter.

	ecoDMS	Papermerge
Betrieb	eigener Server oder gehostet über einen Partner	Cloud, Hosting in Frankfurt
Installation	Server und Clients einrichten	keine, läuft im Browser
Updates	selbst einspielen	automatisch
Datensicherung	selbst organisieren	Teil des Betriebs
Lizenz	einmalig pro gleichzeitigem Zugriff (Business Edition 125 € netto), Updates für 24 Monate	39 €/Monat für bis zu 3 Nutzer, +9 € je weiterem Nutzer
Support	separat abgerechnet	inklusive, direkt vom Entwickler
Testen	30 Tage	14 Tage kostenlos

Auf den ersten Blick ist ecoDMS bei den reinen Lizenzkosten oft günstiger. Rechnen Sie für einen fairen Vergleich aber Server, Strom, Datensicherung und vor allem Ihre eigene Zeit für Installation und Wartung mit ein.

Vergleich: Funktionen

	ecoDMS	Papermerge
Revisionssichere Archivierung	ja	ja
Versionierung, Audit-Log	ja	ja
Aufbewahrungsfristen	ja	ja, je Kategorie, Löschen mit Freigabe
Rechnungen per E-Mail importieren	ja	ja, eigene Adresse pro Ablage
Automatische Ablage	ja	ja, nach Kategorie
Texterkennung (OCR), Volltextsuche	ja	nein
Desktop- und Office-Integration	ja	nein, Browser
Zugriff von überall ohne VPN	je nach Einrichtung	ja
Prüferzugang (nur Lesen)	über Rechtevergabe	eigene Rolle auditor

Wann ecoDMS die bessere Wahl ist

• Ihre Dokumente sollen im eigenen Haus bleiben, auf Ihrem Server.
• Sie haben jemanden, der sich gern um den Server kümmert.
• Sie brauchen Texterkennung und Volltextsuche in gescannten Dokumenten.
• Sie bevorzugen eine einmalige Lizenz statt eines Abonnements.

Wann Papermerge besser passt

• Sie wollen keinen Server betreiben und sich nicht um Updates und Datensicherung kümmern.
• Ihr Team arbeitet an mehreren Orten oder im Homeoffice und soll ohne VPN zugreifen.
• Sie wollen Rechnungen einfach per E-Mail weiterleiten und automatisch ablegen.
• Sie wollen in 15 Minuten starten statt an einem Wochenende installieren.

Wie Papermerge die GoBD-Anforderungen umsetzt, lesen Sie auf der Seite Revisionssichere Archivierung. Mehr Vergleiche: DocuWare-Alternative.

Wechsel von ecoDMS zu Papermerge

1. Testen: Registrieren Sie sich und legen Sie mit dem Einrichtungsassistenten Ihre Kategorien an.
2. Exportieren: Exportieren Sie Ihre Dokumente aus ecoDMS.
3. Importieren: Laden Sie die Dokumente in Papermerge hoch, wählen Sie die Kategorie und tragen Sie die Metadaten ein.
4. Alten Server aufbewahren, bis alles übernommen ist, und die Aufbewahrungsfristen im Blick behalten.

Bei größeren Beständen schreiben Sie uns vorher über die Kontaktseite.

ecoDMS ist eine Marke der ecoDMS GmbH. Papermerge steht in keiner Verbindung zu ecoDMS. Alle Angaben zu ecoDMS beruhen auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Oktober 2026) und können sich ändern.