Ratgeber / Was ist die GoBD?
Was ist die GoBD?
Deutschlands Regelwerk für die digitale Dokumentenaufbewahrung und die steuerkonforme Archivierung — für wen sie gilt, ihre Kernanforderungen und die Aufbewahrungsfristen.
GoBD — die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” — ist ein vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichtes Regelwerk. Es legt fest, wie Unternehmen ihre digitalen Aufzeichnungen führen und archivieren müssen, um steuerlich anerkannt zu werden. Erstmals 2014 erlassen und 2019 aktualisiert, ist die GoBD der verbindliche Standard für die elektronische Buchführung in Deutschland.
Wer muss die GoBD einhalten?
Alle Unternehmen, die nach deutschem Steuerrecht buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind — also Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmer und Freiberufler.
Kernanforderungen
- Vollständigkeit — alle relevanten Geschäftsunterlagen müssen lückenlos erfasst und aufbewahrt werden.
- Richtigkeit — die Aufzeichnungen müssen die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle korrekt abbilden.
- Zeitgerechtheit — Vorgänge müssen zeitnah, also am oder nahe dem Tag des Geschäftsvorfalls, erfasst werden.
- Unveränderbarkeit — einmal archivierte Aufzeichnungen dürfen nicht ohne eine vollständige, protokollierte Änderungshistorie geändert werden.
- Nachvollziehbarkeit — jedes Dokument muss von der Entstehung über den gesamten Lebenszyklus hinweg nachvollziehbar sein.
- Datenzugriff — die Finanzverwaltung muss auf Anforderung auf alle digitalen Aufzeichnungen zugreifen und sie prüfen können.
Aufbewahrungsfristen
| Frist | Gilt für |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und alle sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen |
Hinweis: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (2024) hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Prüfen Sie im Zweifel die aktuell geltenden Fristen.
Wie Papermerge dabei hilft
Papermerge ist von Grund auf darauf ausgelegt, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Unveränderbare Dokumentenspeicherung, lückenlose Prüfprotokolle, versionierte Dokumente mit kryptografischen Prüfsummen und konfigurierbare Aufbewahrungsregeln sind fester Bestandteil der Architektur — keine optionalen Zusätze.