Was zusammengehört, bleibt zusammen
Dokumente verknüpfen, statt sie in denselben Ordner zu zwängen
Eine Rechnung kommt selten allein. Dazu gehören das Angebot, die Bestellung, der Lieferschein, vielleicht eine Gutschrift. Ein Vertrag hat Nachträge, eine Kündigung bezieht sich auf einen Vertrag. In Ordnern lässt sich das kaum abbilden: Ein Dokument kann nur an einem Ort liegen.
In Papermerge verknüpfen Sie Dokumente miteinander, unabhängig davon, wo sie abgelegt sind. Direkt am Dokument sehen Sie auf einen Blick, was zu einem Dokument gehört, und öffnen es mit einem Klick.
Beziehungsarten
Papermerge bringt fünf Beziehungsarten mit: Anhang (etwa eine E-Mail und ihre Anhänge, siehe E-Mail-Eingang), verwandt, ersetzt, verweist auf und ändert. Jede ist aus beiden Richtungen lesbar: Der neue Vertrag „ersetzt“ den alten, der alte „wird ersetzt durch“ den neuen.
Reichen die vorhandenen Arten nicht, legen Sie eigene an, zum Beispiel „Lieferschein zu Rechnung“ oder „Mahnung zu Rechnung“. Zu jeder Verknüpfung können Sie eine kurze Notiz hinterlegen.
Warum das in der Betriebsprüfung hilft
Prüfer wollen Vorgänge nachvollziehen, nicht nur Einzelbelege sehen. Verknüpfte Dokumente zeigen den Zusammenhang direkt: von der Rechnung zum Lieferschein, vom Vertrag zu jedem Nachtrag. Mehr dazu auf unserer Seite Revisionssichere Archivierung.
Wesentliche Vorteile
- Fertige Beziehungsarten: Anhang, verwandt, ersetzt, verweist auf, ändert
- Eigene Beziehungsarten, z. B. „Lieferschein zu Rechnung“
- Jede Verknüpfung ist in beiden Richtungen lesbar: „ersetzt“ und „wird ersetzt durch“
- Optionale Notiz an jeder Verknüpfung
- Verknüpfungen bleiben bestehen, egal in welchem Ordner die Dokumente liegen