Verfahrensdokumentation nach GoBD: Inhalt, Aufbau, Vorlage

Die Verfahrensdokumentation ist das Dokument, nach dem in einer Betriebsprüfung zuerst gefragt wird, und das in vielen kleinen Unternehmen fehlt. Dabei ist sie weniger aufwendig, als ihr Ruf: Für einen Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden reichen oft zehn bis zwanzig Seiten. Hier erfahren Sie, was hineingehört, wie sie aufgebaut ist, und Sie bekommen eine Vorlage zum Übernehmen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen steuerlich relevante Daten und Dokumente entstehen, verarbeitet, aufbewahrt und wiedergefunden werden. Sie richtet sich an einen sachverständigen Dritten, etwa einen Betriebsprüfer, der Ihr Unternehmen nicht kennt. Er soll anhand der Dokumentation in angemessener Zeit verstehen, wie ein Beleg vom Eingang bis zur Buchung und Archivierung läuft.

Die Pflicht ergibt sich aus den GoBD, dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen elektronischen Buchführung (Randziffern 151 bis 155). Mehr zu den GoBD im Ratgeber Was ist die GoBD?.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Jedes Unternehmen, das seine Bücher oder Belege ganz oder teilweise elektronisch führt. Das sind praktisch alle: Wer Rechnungen per E-Mail empfängt, ein Buchhaltungsprogramm nutzt oder Belege scannt, braucht eine. Das gilt für GmbHs genauso wie für Einzelunternehmer und Freiberufler.

Der Umfang richtet sich nach der Größe und Komplexität des Unternehmens. Ein Handwerksbetrieb mit fünf Leuten braucht keine 100 Seiten.

Aufbau: die vier Teile

Üblich ist eine Gliederung in vier Teile, wie in der Muster-Verfahrensdokumentation von AWV und Bundessteuerberaterkammer:

1. Allgemeine Beschreibung: das Unternehmen, seine Organisation, Verantwortlichkeiten und die eingesetzten Systeme im Überblick.
2. Anwenderdokumentation: wie die Mitarbeitenden konkret arbeiten: Belegeingang, Erfassung, Prüfung, Ablage, Archivierung.
3. Technische Systemdokumentation: welche Software und Hardware im Einsatz ist, Schnittstellen, Datenformate, wo die Daten liegen.
4. Betriebsdokumentation: wie der ordnungsgemäße Betrieb sichergestellt wird: Datensicherung, Zugriffsrechte, Updates, Notfälle.

Dazu gehört das interne Kontrollsystem (IKS): Welche Kontrollen sorgen dafür, dass nichts verloren geht und nichts unbemerkt geändert wird? Etwa das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen oder Rollen und Rechte im Archiv.

Verfahrensdokumentation: Vorlage zum Übernehmen

Diese Gliederung können Sie kopieren und mit Ihren Angaben füllen. Die Beispiele in Klammern gehen von einem kleinen Unternehmen aus, das Belege mit Papermerge archiviert; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Systeme.

1. Allgemeine Beschreibung

• 1.1 Unternehmen: Name, Rechtsform, Branche, Anzahl Mitarbeitende
• 1.2 Verantwortlichkeiten: wer für Buchhaltung, Belegablage und IT zuständig ist (mit Vertretung)
• 1.3 Steuerberatung: welche Aufgaben ausgelagert sind
• 1.4 Überblick der Systeme: Buchhaltung, Rechnungsprogramm, Archiv (z. B. Papermerge), Banking
• 1.5 Gültigkeit: Version dieser Dokumentation, gültig ab, Änderungshistorie

2. Anwenderdokumentation

• 2.1 Belegeingang Papier: wer öffnet die Post, wann wird gescannt
• 2.2 Belegeingang elektronisch: zentrale Rechnungsadresse (z. B. die E-Mail-Adresse der Ablage Buchhaltung), Umgang mit Rechnungen, die an persönliche Postfächer gehen
• 2.3 E-Rechnungen: Formate (XRechnung, ZUGFeRD), wie sie geprüft und abgelegt werden
• 2.4 Erfassung: welche Kategorien es gibt und welche Metadaten pro Kategorie erfasst werden (Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag)
• 2.5 Prüfung und Freigabe: wer prüft Rechnungen sachlich und rechnerisch
• 2.6 Ablage und Archivierung: wann ein Dokument archiviert wird, danach ist es unveränderbar
• 2.7 Ersetzendes Scannen: Scananweisung, Qualitätskontrolle, wann Papier vernichtet wird (siehe Ersetzendes Scannen)
• 2.8 Aufbewahrung und Löschung: Fristen je Kategorie, wer Löschungen freigibt

3. Technische Systemdokumentation

• 3.1 Eingesetzte Software mit Version bzw. Anbieter (Cloud-Dienste mit Standort des Rechenzentrums, z. B. Papermerge: Frankfurt am Main)
• 3.2 Datenformate der Originale (PDF, TIFF, JPG, PNG, E-Mail als .eml)
• 3.3 Schnittstellen: wie Daten zwischen Archiv, Buchhaltung und Steuerberatung fließen
• 3.4 Unveränderbarkeit: wie das Archiv Änderungen verhindert bzw. protokolliert (Versionierung, Prüfsummen, Audit-Log)

4. Betriebsdokumentation

• 4.1 Zugriffsrechte: Rollen, Gruppen, wer was sehen und ändern darf
• 4.2 Datensicherung: was wie oft gesichert wird und wo
• 4.3 Datenzugriff für die Betriebsprüfung: Z1 (Prüferzugang), Z2, Z3 (Export)
• 4.4 Systemwechsel: wie Daten bei einem Wechsel übernommen und lesbar gehalten werden
• 4.5 Notfall: was passiert bei Ausfall, Verlust oder Sicherheitsvorfall

Anlagen: Organigramm, Scananweisung, Liste der Kategorien mit Aufbewahrungsfristen, Rechtekonzept.

GoBD-Checkliste für kleine Unternehmen

Gehen Sie diese Punkte einmal im Jahr durch:

• Alle steuerlich relevanten Belege landen im Archiv, auch die per E-Mail.
• Elektronisch empfangene Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt.
• Belege werden zeitnah erfasst, nicht gesammelt am Jahresende.
• Archivierte Dokumente können nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
• Änderungen und Löschungen sind protokolliert (wer, was, wann).
• Für jede Belegart ist die Aufbewahrungsfrist festgelegt.
• Nichts wird vor Ablauf der Frist gelöscht; Löschungen werden freigegeben.
• Zugriffsrechte sind vergeben und dokumentiert.
• Ein Betriebsprüfer kann Lesezugriff bekommen, ohne etwas ändern zu können.
• Die Daten werden regelmäßig gesichert.
• Die Verfahrensdokumentation ist aktuell, ältere Fassungen sind aufbewahrt.

Häufige Fehler

• Gar keine Dokumentation, weil „wir ja klein sind“.
• Eine Vorlage, die nicht zur Realität passt. Der Prüfer vergleicht die Dokumentation mit dem, was er sieht.
• Nicht aktualisiert: neues Buchhaltungsprogramm, neuer Scanner, neue Mitarbeiterin, aber die Dokumentation beschreibt noch den Stand von vor drei Jahren.
• Alte Fassungen überschrieben. Sie müssen zeigen können, welches Verfahren zu welchem Zeitpunkt galt.
• Nur die Software beschrieben, nicht die Abläufe. Die Frage ist nicht nur „welches Programm“, sondern „wer macht was, wann“.

Den Papermerge-Teil beschreiben

Wenn Sie Papermerge als Archiv nutzen, helfen Ihnen diese Punkte für die Kapitel 2 bis 4:

• Erfassung: Dokumente kommen per Upload oder über die E-Mail-Adresse einer Ablage in den Eingang. Benutzer wählen die Kategorie; die Kategorie legt Metadaten, Aufbewahrungsfrist und Ablageort fest.
• Unveränderbarkeit: Archivierte Versionen sind schreibgeschützt und mit einer SHA-256-Prüfsumme gesichert; Korrekturen erzeugen eine neue Version.
• Protokoll: Das Audit-Log zeichnet Uploads, Änderungen, Statuswechsel, Löschungen und Rechteänderungen mit Zeitpunkt und Benutzer auf.
• Löschung: nach Fristablauf nur nach Freigabe durch eine festgelegte Person oder Gruppe.
• Datenzugriff: Prüferzugang über die Rolle auditor mit Leserechten auf bestimmte Ablagen.

Wie Papermerge jede GoBD-Anforderung umsetzt, steht ausführlich auf der Seite Revisionssichere Archivierung.