Ratgeber / E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was kleine Unternehmen tun müssen
E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was kleine Unternehmen tun müssen
E-Rechnungspflicht: seit 2025 empfangen, ab 2027/2028 versenden. Zeitplan, Ausnahmen, XRechnung vs. ZUGFeRD und wie Sie E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen, und die erste ist schon da: Seit dem
- Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bis spätestens 2028 müssen Sie auch selbst E-Rechnungen ausstellen. Hier finden Sie den Zeitplan, die Ausnahmen, den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD und das, was bei der Aufbewahrung von E-Rechnungen oft übersehen wird.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. |
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (aber empfangen können)
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Bestimmte steuerfreie Leistungen, z. B. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software ohne manuelles Abtippen verarbeiten kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein PDF, ein Foto oder ein Scan ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was ist es? | eine reine XML-Datei | eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar? | nur mit einem Viewer | ja, wie ein normales PDF |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, zunehmend B2B | B2B, besonders bei kleinen Unternehmen |
| Gültige E-Rechnung? | ja | ja, ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC WL |
Für kleine Unternehmen ist ZUGFeRD oft der leichtere Einstieg: Der Empfänger kann die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen, und die Buchhaltung kann die Daten trotzdem automatisch übernehmen. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme erzeugen beide Formate.
E-Rechnung aufbewahren: das Original ist das XML
Hier passieren die meisten Fehler. Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gilt:
- Frist: acht Jahre, wie für jede Rechnung (siehe Aufbewahrungsfristen).
- Das Original ist der strukturierte Teil. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die PDF-Datei mit eingebettetem XML. Eine Druckansicht oder ein Ausdruck ist keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
- Unverändert und maschinell auswertbar. Sie dürfen die E-Rechnung nicht in ein Bildformat umwandeln und nur das Bild aufbewahren. Die Daten müssen für die Betriebsprüfung auswertbar bleiben.
- Nachvollziehbar. Wer hat die Rechnung wann empfangen, geprüft und gebucht? Ein Archiv mit Protokoll beantwortet das.
Was ein Archiv dafür technisch leisten muss, steht auf der Seite Revisionssichere Archivierung.
Was kleine Unternehmen jetzt tun sollten
- Empfang klären. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Buchhaltung fragen. Kann Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerbüro XRechnung und ZUGFeRD lesen?
- Rechnungsausgang planen. Kann Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen? Wenn nicht: bis Ende 2026 (über 800.000 € Umsatz) bzw. Ende 2027 umstellen.
- Archiv prüfen. Bewahrt Ihr Archiv die Originaldatei unverändert auf, oder nur ein PDF-Abbild?
- Verfahrensdokumentation ergänzen. Beschreiben Sie, wie E-Rechnungen bei Ihnen ankommen, geprüft und archiviert werden. Siehe Verfahrensdokumentation.
E-Rechnungen mit Papermerge archivieren
Was Papermerge heute kann, und was noch nicht:
- ZUGFeRD-Rechnungen archivieren Sie wie jedes PDF. Papermerge speichert die Datei unverändert, inklusive des eingebetteten XML, und sichert sie mit einer Prüfsumme.
- Per E-Mail: Leiten Sie Rechnungen an die
E-Mail-Adresse Ihrer Ablage weiter. Die E-Mail
selbst wird als
.emlarchiviert, jeder Anhang als eigenes Dokument im Original. - Reine XRechnung-Dateien (XML) kann Papermerge derzeit noch nicht annehmen, und es liest keine Rechnungsdaten aus dem XML aus. Diese Unterstützung ist geplant; wir aktualisieren diesen Ratgeber, sobald sie verfügbar ist.
Rechnungsnummer, Lieferant, Datum und Betrag erfassen Sie als Metadaten der Kategorie Eingangsrechnung. Danach finden Sie jede Rechnung in Sekunden, und die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren läuft automatisch mit.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als kleines Unternehmen schon E-Rechnungen schreiben?
Noch nicht zwingend. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf bis Ende 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine einfache PDF-Datei gilt seit 2025 als sonstige Rechnung und ist nur noch in der Übergangszeit erlaubt.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen, wenn sie unternehmerisch tätig sind.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, wie jede Rechnung. Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem Originalformat, also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML, unverändert und maschinell auswertbar.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind (inländisches B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen.