Revisionssichere Archivierung für kleine Unternehmen

Rechnungen, Belege, Verträge, Kontoauszüge: Was steuerlich relevant ist, müssen Sie acht oder zehn Jahre lang so aufbewahren, dass das Finanzamt es jederzeit prüfen kann. Unverändert, vollständig und nachvollziehbar. Genau das meint revisionssichere Archivierung.

Auf dieser Seite erfahren Sie, was revisionssicher konkret bedeutet, was die GoBD verlangen, wie Papermerge jede Anforderung technisch umsetzt, und welcher Teil trotzdem bei Ihnen bleibt.

Was bedeutet revisionssicher?

Der Begriff steht in keinem Gesetz. Er hat sich in der Praxis für ein Archiv eingebürgert, das einer Prüfung („Revision“) standhält. Fünf Eigenschaften gehören dazu:

Eigenschaft	Was sie bedeutet
Vollständigkeit	Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist im Archiv, keines geht verloren.
Unveränderbarkeit	Ein archiviertes Dokument kann nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
Nachvollziehbarkeit	Jede Änderung, jeder Zugriff und jede Löschung ist protokolliert: wer, was, wann.
Ordnung	Dokumente sind so abgelegt, dass ein Dritter sie in angemessener Zeit findet.
Verfügbarkeit	Dokumente sind über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar.

Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk oder in einem Cloud-Speicher erfüllt die meisten dieser Punkte nicht: Dateien lassen sich überschreiben, umbenennen und löschen, ohne dass es jemand merkt.

Was die GoBD verlangen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie Unternehmen in Deutschland ihre digitalen Unterlagen führen und aufbewahren. Für das Archiv sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Elektronisch empfangene Dokumente müssen elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der PDF-Rechnung reicht nicht.
• Unveränderbarkeit: Änderungen müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
• Aufbewahrungsfristen: acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen, zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
• Datenzugriff: Die Betriebsprüfung darf auf die Daten zugreifen, entweder direkt im System (Z1), über Auswertungen, die Sie für sie erstellen (Z2), oder über eine Datenträgerüberlassung (Z3).
• Verfahrensdokumentation: Sie beschreiben, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen erfasst, archiviert und wiedergefunden werden.

Eine ausführlichere Einführung finden Sie im Ratgeber Was ist die GoBD?, die einzelnen Fristen in Aufbewahrungsfristen 2026.

Wie Papermerge die revisionssichere Archivierung unterstützt

Papermerge ist eine Software für die revisionssichere Archivierung in der Cloud. Die Anforderungen sind kein Zusatzmodul, sondern Teil der Architektur.

Unveränderbare Versionen statt Überschreiben

Jedes Dokument hat Versionen. Eine Version beginnt als Entwurf und wird archiviert, sobald sie in Ihre Buchhaltung eingeht. Eine archivierte Version kann niemand mehr ändern, auch kein Administrator: Die Datenbank selbst verhindert es. Müssen Sie etwas korrigieren, entsteht eine neue Version, und die alte bleibt sichtbar. Jede Version ist zusätzlich mit einer SHA-256-Prüfsumme gesichert, sodass sich nachweisen lässt, dass die Datei unverändert ist. Mehr dazu: Dokumente versionieren.

Lückenloses Audit-Log

Papermerge protokolliert Uploads, Änderungen an Metadaten, Kategorien und Tags, Statuswechsel, Löschungen und Rechteänderungen, jeweils mit Zeitpunkt und Benutzer. Jedes Dokument hat seinen eigenen Verlauf; Administratoren sehen zusätzlich das systemweite Protokoll, filterbar nach Aktion, Benutzer und Zeitraum. Mehr dazu: Audit-Log.

Aufbewahrungsfristen je Kategorie

Für jede Kategorie legen Sie fest, wie lange ihre Dokumente aufbewahrt werden, zum Beispiel acht Jahre für Eingangsrechnungen. Die Frist zählt ab dem Hochladen oder ab einem Datumsfeld, etwa dem Rechnungsdatum. Vor Ablauf kann niemand ein archiviertes Dokument löschen. Mehr dazu: Aufbewahrungsregeln.

Löschen nur nach dem Vier-Augen-Prinzip

Nach Ablauf der Frist löscht Papermerge nichts automatisch. Abgelaufene Dokumente landen in einer Liste von Löschanträgen; erst eine Person oder Gruppe, die Sie pro Kategorie festlegen, gibt die Löschung frei oder lehnt sie ab. Beides steht im Audit-Log.

Datenzugriff in der Betriebsprüfung

• Z1, unmittelbarer Datenzugriff: Sie laden die Prüferin oder den Prüfer mit der Rolle auditor ein und geben Leserechte auf genau die Ablagen, die sie sehen dürfen. Der Prüferzugang kann nichts ändern, aber Dokumente ansehen, herunterladen und das Audit-Log einsehen.
• Z2, mittelbarer Datenzugriff: Sie filtern für den Prüfer nach Kategorie, Metadaten wie Lieferant, Datum oder Betrag und nach Tags, und stellen ihm die Ergebnisse bereit.
• Z3, Datenträgerüberlassung: Sie laden die angeforderten Dokumente herunter und übergeben sie. Ein Komplettexport des ganzen Workspace direkt aus der App ist in Arbeit.

Rollen und Ablagen

Dokumente liegen in Ablagen, zum Beispiel Buchhaltung oder Personal. Wer welche Ablage sehen oder bearbeiten darf, steuern Sie über Gruppen und Rollen. So sieht die Buchhaltung die Rechnungen, aber nicht die Personalakten, und das interne Kontrollsystem lässt sich nachweisen.

Maschinelle Auswertbarkeit

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Daten maschinell auswertbar sind. In Papermerge hat jede Kategorie eigene Metadatenfelder: Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag. Diese Felder lassen sich filtern und sortieren. Wichtig für gescannte Papierbelege: Papermerge liest keinen Text aus Bildern aus (keine OCR). Die Metadaten werden beim Ablegen eingetragen.

Hosting in Frankfurt

Papermerge läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Sie brauchen keinen eigenen Server, kümmern sich nicht um Updates und müssen kein Archivsystem betreiben. Revisionssichere Archivierung aus der Cloud, ohne IT-Projekt.

Belege und Rechnungen revisionssicher archivieren: so läuft es ab

1. Erfassen. Laden Sie Dokumente hoch, oder leiten Sie Rechnungen an die E-Mail-Adresse Ihrer Ablage weiter. Die E-Mail und jeder Anhang werden als Original gespeichert.
2. Kategorie wählen. Das ist die einzige Entscheidung, die Sie treffen. Die Kategorie bestimmt Metadatenfelder, Aufbewahrungsfrist und Ablageort.
3. Metadaten eintragen. Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag: alles, wonach Sie oder der Prüfer später suchen.
4. Papermerge legt ab. Die automatische Ablage verschiebt das Dokument in den richtigen Ordner der richtigen Ablage.
5. Archivieren. Ab jetzt ist die Version unveränderbar und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor dem Löschen geschützt.

So archivieren Sie Belege digital, ohne dass sich jemand im Team mit der Technik beschäftigen muss.

Was bei Ihnen im Unternehmen bleibt

Ehrlich gesagt: Keine Software macht ein Unternehmen allein GoBD-konform. Diese Punkte liegen bei Ihnen:

• Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, wie Belege bei Ihnen ankommen, wer sie ablegt und wie sie archiviert werden. Eine Gliederung zum Übernehmen finden Sie im Ratgeber Verfahrensdokumentation.
• Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen tatsächlich im Archiv landen, auch die, die per Post oder an private Postfächer kommen.
• Zeitnahe Erfassung: Belege sollten zeitnah abgelegt werden, nicht gesammelt am Jahresende.
• Papierbelege: Wenn Sie Originale nach dem Scannen vernichten wollen, brauchen Sie ein beschriebenes Scanverfahren. Siehe Ersetzendes Scannen.

Papermerge sorgt dafür, dass die Technik stimmt. Die Abläufe drumherum beschreiben Sie einmal, und danach laufen sie jeden Tag gleich.

Revisionssichere Archivierung testen

Papermerge kostet ab 39 € im Monat für bis zu 3 Nutzer, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Alle Preise finden Sie auf der Seite DMS-Kosten. Testen Sie 14 Tage kostenlos, mit allen Funktionen.