Ersetzendes Scannen: Papierbelege scannen und vernichten

Ordner voller Papierbelege nehmen Platz weg, und finden lässt sich darin wenig. Die Lösung heißt ersetzendes Scannen: Sie scannen den Beleg, archivieren den Scan und vernichten das Papier. Das ist erlaubt, aber nur unter Bedingungen. Hier erfahren Sie, welche das sind und wie Sie sie mit wenig Aufwand erfüllen.

Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Beim ersetzenden Scannen ersetzt der Scan das Papieroriginal. Nach dem Scannen wird das Papier vernichtet; in der Betriebsprüfung zählt dann nur noch die digitale Kopie. Das Gegenteil ist das „mitlaufende“ Scannen, bei dem Sie das Papier zusätzlich aufheben.

Rechtsgrundlage ist § 147 Abs. 2 AO: Die meisten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Wie das konkret aussehen muss, regeln die GoBD (Randziffern 136 ff.).

Die Voraussetzungen

1. Bildliche Übereinstimmung. Der Scan muss mit dem Original übereinstimmen, wenn er lesbar gemacht wird. Alles muss erkennbar sein: Text, Stempel, handschriftliche Vermerke, auch auf der Rückseite, wenn dort etwas steht.
2. Vollständigkeit. Jede Seite wird gescannt, keine geht verloren.
3. Unveränderbarkeit. Der Scan wird so archiviert, dass er nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden kann.
4. Dokumentiertes Verfahren. Wer scannt wann was, und wie wird kontrolliert? Das steht in Ihrer Scananweisung, einem Teil der Verfahrensdokumentation.
5. Zeitnähe. Belege werden zeitnah gescannt und erfasst.
6. Kein Original-Zwang. Der Beleg gehört nicht zu den Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen.

Diese Originale dürfen Sie nicht vernichten

• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Eröffnungsbilanz
• Unterlagen, bei denen das Original eine eigene Beweisfunktion hat, etwa Urkunden, notarielle Verträge oder Unterlagen, die Sie für Zoll oder Gerichte im Original brauchen

Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung, bevor Sie Papier vernichten.

Die Scananweisung: was hineingehört

Die Scananweisung ist meist nur eine bis zwei Seiten lang:

• Wer darf scannen? Namen oder Funktionen, mit Vertretung.
• Wann wird gescannt? Zum Beispiel täglich nach dem Posteingang.
• Womit? Gerät, Auflösung (z. B. 300 dpi), Farbe oder Graustufen, Dateiformat (PDF oder TIFF).
• Was wird gescannt? Welche Belegarten, und welche bleiben im Original.
• Wie wird kontrolliert? Zum Beispiel Sichtprüfung jeder Seite auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.
• Wo wird archiviert? Welches System, welche Ablage.
• Wann wird das Papier vernichtet? Zum Beispiel nach der Kontrolle und der Buchung, oder nach einer festen Wartezeit.

TR-RESISCAN: Pflicht oder nicht?

Die TR-RESISCAN (BSI TR-03138) ist eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Sie beschreibt ein sehr gründliches Scanverfahren und wird oft im Zusammenhang mit dem ersetzenden Scannen genannt. Steuerrechtlich ist sie nicht vorgeschrieben. Für kleine Unternehmen reicht ein dokumentiertes, gleichbleibendes Verfahren mit Qualitätskontrolle. Die TR-RESISCAN eignet sich aber gut als Orientierung, wenn Sie Ihr Verfahren aufschreiben.

Belege nach dem Scannen archivieren

Der Scan ist nur so viel wert wie das Archiv, in dem er liegt. Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk reicht in der Regel nicht, denn dort lässt sich jede Datei unbemerkt überschreiben. Was ein Archiv leisten muss, steht auf der Seite Revisionssichere Archivierung.

So läuft es mit Papermerge:

1. Scannen Sie als PDF oder TIFF. Viele Scanner können den Scan direkt per E-Mail senden, an die E-Mail-Adresse Ihrer Ablage.
2. Kategorie wählen und Metadaten eintragen: Lieferant, Datum, Betrag. Papermerge liest keinen Text aus dem Bild (keine Texterkennung). Die Metadaten machen den Beleg trotzdem durchsuchbar und auswertbar.
3. Kontrollieren und archivieren. Nach der Archivierung ist der Scan unveränderbar, mit einer Prüfsumme gesichert und für die Aufbewahrungsfrist vor dem Löschen geschützt.
4. Papier vernichten, so wie es Ihre Scananweisung vorsieht.

Papermerge ist nicht nach TR-RESISCAN zertifiziert. Es übernimmt die Archivierung; das Scanverfahren selbst beschreiben Sie in Ihrer Scananweisung.