Kategorie wählen, Papermerge legt ab
Automatische Dokumentenablage nach festen Regeln statt Suchen nach dem richtigen Ordner
Wo gehört diese Rechnung hin? In einem gewöhnlichen Dateiablage-System muss sich jeder im Team diese Frage bei jedem Dokument neu stellen, und jeder beantwortet sie ein bisschen anders. Nach ein paar Monaten liegt dieselbe Art von Beleg in fünf verschiedenen Ordnern.
Mit Papermerge entscheiden Sie das einmal, als Administrator, pro Kategorie. Danach ist die automatische Dokumentenablage Sache von Papermerge.
So funktioniert es
- Hochladen oder per E-Mail senden. Neue Dokumente landen im Eingang.
- Dokumente kategorisieren. Sie wählen die Kategorie, zum Beispiel Eingangsrechnung, und füllen die Metadaten aus, etwa Lieferant, Rechnungsdatum und Betrag.
- Papermerge legt ab. Die Ablageregel der Kategorie bestimmt Ablage und Ordner, zum Beispiel
Rechnungen/{{year}}, und kann das Dokument umbenennen.
Niemand muss wissen, wo ein Dokument hingehört. Neue Kolleginnen und Kollegen legen vom ersten Tag an genauso ab wie alle anderen.
Regeln, die mitwachsen
Ändern Sie die Regel einer Kategorie, sortiert Papermerge alle Dokumente dieser Kategorie nach der neuen Regel ein. Jede Verschiebung steht im Audit-Log. Und weil die Kategorie gleichzeitig Metadatenfelder und Aufbewahrungsfrist festlegt, ist ein Dokument mit einer einzigen Auswahl vollständig erfasst.
Warum Metadaten oft besser funktionieren als tiefe Ordnerstrukturen, lesen Sie im Ratgeber Metadaten statt Ordner.
Wesentliche Vorteile
- Eine Entscheidung pro Dokument: die Kategorie
- Ablageregel je Kategorie: Zielordner und optional ein neuer Dokumentname
- Platzhalter wie {{category}}, {{year}} oder {{month}} für Ordner nach Jahr und Monat
- Fehlende Ordner werden automatisch angelegt
- Regel geändert? Bereits abgelegte Dokumente werden neu einsortiert
- Jede Kategorie gehört zu einer Ablage, z. B. Buchhaltung oder Personal