Vergleiche / DocuWare-Alternative für kleine Unternehmen
DocuWare-Alternative für kleine Unternehmen
DocuWare-Alternative gesucht? Kosten, Einführung und Funktionen im fairen Vergleich, und für wen DocuWare trotzdem die bessere Wahl ist.
DocuWare ist eines der bekanntesten Dokumentenmanagementsysteme im deutschsprachigen Raum, und für viele mittlere und große Unternehmen eine gute Wahl. Für einen Betrieb mit drei bis zwanzig Leuten ist es oft mehr, als gebraucht wird: mehr Funktionen, mehr Einführungsaufwand, mehr Kosten.
Papermerge ist eine einfache, faire Alternative zu DocuWare für kleine Unternehmen: ein digitales Archiv für Rechnungen, Belege und Verträge, das die revisionssichere Archivierung nach GoBD unterstützt, mit einem Preis auf der Website und ohne Einführungsprojekt.
Auf dieser Seite vergleichen wir nicht Funktion für Funktion, sondern das, was für kleine Unternehmen den größten Unterschied macht: wie man es kauft, einführt und nutzt.
DocuWare Kosten: was Sie einplanen sollten
DocuWare nennt auf seiner Website keine festen Preise. Die Cloud-Pakete richten sich nach der Anzahl der Benutzer und dem Speicherplatz; das Angebot erstellt DocuWare oder einer der Vertriebspartner auf Anfrage. Neben der Lizenz bzw. dem Abonnement fallen je nach Projekt weitere Kosten an:
- Einrichtung durch einen Partner: Ablagestruktur, Indexfelder, Workflows
- Schulung der Mitarbeitenden
- Zusatzmodule und Schnittstellen, etwa zu Buchhaltung oder ERP
- Laufende Betreuung durch den Partner
Wie hoch die Gesamtkosten sind, hängt deshalb stark vom Projekt ab. Für ein belastbares Bild holen Sie am besten ein Angebot ein und fragen gezielt nach Einrichtung, Schulung und Mindestlaufzeit.
Bei Papermerge steht der Preis auf der Seite DMS-Kosten: 39 € im Monat für bis zu 3 Nutzer, jeder weitere Nutzer 9 € im Monat. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit, 14 Tage kostenlos testen.
Vergleich: Kauf und Einführung
Stand der Angaben: Oktober 2026, laut den öffentlichen Informationen der Anbieter.
| DocuWare | Papermerge | |
|---|---|---|
| Preis | auf Anfrage | öffentlich: ab 39 €/Monat für bis zu 3 Nutzer |
| Kauf | über DocuWare bzw. einen Vertriebspartner | selbst online registrieren |
| Einführung | in der Regel ein Projekt mit einem Partner | Einrichtungsassistent, am selben Tag startklar |
| Testen | Testversion bzw. Demo über ein Formular auf der Website | 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte |
| Betrieb | Cloud oder eigener Server | Cloud, Hosting in Frankfurt |
| Zielgruppe | kleine bis große Unternehmen, viele Branchen | kleine Unternehmen und Teams |
| Support | über den Partner bzw. DocuWare | direkt vom Entwickler |
Vergleich: was im Alltag zählt
| DocuWare | Papermerge | |
|---|---|---|
| Revisionssichere Archivierung nach GoBD | ja | ja |
| Versionierung, Audit-Log | ja | ja |
| Aufbewahrungsfristen | ja | ja, je Kategorie, Löschen mit Freigabe |
| Rechnungen per E-Mail importieren | ja | ja, eigene Adresse pro Ablage |
| Automatische Ablage | ja | ja, nach Kategorie |
| Metadaten pro Dokumentart | ja | ja |
| Texterkennung (OCR), Volltextsuche | ja | nein |
| Konfigurierbare Workflows | ja | nein |
| Integration in viele Drittsysteme | ja | nein |
Papermerge hat die Funktionen, die ein kleines Team für ein ordentliches, prüfungssicheres Archiv braucht. Es hat bewusst nicht alles, was ein Enterprise-DMS kann.
Wann DocuWare die bessere Wahl ist
Seien wir ehrlich: In diesen Fällen sind Sie mit DocuWare oder einem ähnlichen System besser bedient:
- Sie brauchen Texterkennung und automatische Rechnungserfassung, etwa für Hunderte Eingangsrechnungen im Monat.
- Sie brauchen mehrstufige Workflows, zum Beispiel Rechnungsfreigaben über mehrere Abteilungen.
- Das DMS muss tief in ERP, Warenwirtschaft oder Branchensoftware integriert sein.
- Sie haben viele Standorte oder Hunderte Benutzer und eine IT-Abteilung, die ein Einführungsprojekt begleitet.
Wann Papermerge besser passt
- Ihr Team hat 2 bis 20 Personen, ohne eigene IT.
- Sie wollen ein digitales Archiv, das der Betriebsprüfung standhält, und nicht ein Projekt mit Lastenheft.
- Sie wollen den Preis vorher kennen und monatlich kündigen können.
- Sie wollen heute starten, nicht in drei Monaten.
Wie Papermerge die GoBD-Anforderungen umsetzt, lesen Sie auf der Seite Revisionssichere Archivierung.
Wechsel von DocuWare zu Papermerge
- Testen: Registrieren Sie sich und legen Sie mit dem Einrichtungsassistenten Ihre Kategorien an.
- Exportieren: Exportieren Sie Ihre Dokumente aus DocuWare.
- Importieren: Laden Sie die Dokumente in Papermerge hoch, wählen Sie die Kategorie und tragen Sie die Metadaten ein.
- Parallel aufbewahren: Bewahren Sie die alten Daten auf, bis Sie sicher sind, dass alles übernommen ist, und denken Sie an die Aufbewahrungsfristen.
Bei größeren Beständen schreiben Sie uns vorher über die Kontaktseite. Wir besprechen mit Ihnen den besten Weg.
DocuWare ist eine Marke der DocuWare GmbH. Papermerge steht in keiner Verbindung zu DocuWare. Alle Angaben zu DocuWare beruhen auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Oktober 2026) und können sich ändern.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet DocuWare?
DocuWare veröffentlicht keine festen Preise. Die Cloud-Pakete richten sich nach der Zahl der Benutzer und dem Speicher; den Preis nennt DocuWare bzw. ein DocuWare-Partner auf Anfrage. Dazu kommen je nach Projekt Kosten für Einrichtung, Schulung und Zusatzmodule (Stand der Angaben: Oktober 2026).
Kann ich von DocuWare zu Papermerge wechseln?
Ja. Sie exportieren Ihre Dokumente aus DocuWare und laden sie in Papermerge hoch. Bei größeren Beständen oder wenn Sie Metadaten übernehmen möchten, schreiben Sie uns vorher; wir besprechen den besten Weg mit Ihnen.
Hat Papermerge Texterkennung (OCR) und Workflows wie DocuWare?
Nein. Papermerge hat keine Texterkennung und keine konfigurierbaren Workflows. Dokumente finden Sie über Kategorie, Metadaten wie Lieferant, Datum oder Betrag und Tags. Wenn Ihr Unternehmen OCR-basierte Rechnungsverarbeitung oder mehrstufige Freigabe-Workflows braucht, ist DocuWare die bessere Wahl.
Ist Papermerge GoBD-konform wie DocuWare?
Papermerge unterstützt die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung: unveränderbare Versionen, Audit-Log, Aufbewahrungsfristen, Löschen nach dem Vier-Augen-Prinzip und Prüferzugang. Eine Software allein macht kein Unternehmen GoBD-konform; dazu gehören auch Ihre Abläufe und die Verfahrensdokumentation.