Documentation des procédures GoBD : contenu, structure, modèle

La documentation des procédures (Verfahrensdokumentation) est le premier document que demande un contrôleur fiscal allemand, et elle manque dans beaucoup de petites entreprises. C’est moins de travail qu’on ne le croit : pour une entreprise de quelques personnes, dix à vingt pages suffisent souvent. Ce guide explique ce qu’elle contient, comment elle est structurée, et vous donne un modèle à copier.

Qu’est-ce que la documentation des procédures ?

Elle décrit comment les données et documents fiscalement pertinents sont créés, traités, conservés et retrouvés dans votre entreprise. Elle s’adresse à un tiers compétent, par exemple un contrôleur fiscal qui ne connaît pas votre entreprise. En la lisant, il doit comprendre en un temps raisonnable le parcours d’une pièce, de sa réception à sa comptabilisation et à son archivage.

L’obligation découle de la GoBD, les règles du ministère fédéral allemand des Finances pour la comptabilité électronique (points 151 à 155). Voir Qu’est-ce que la GoBD ?.

Qui en a besoin ?

Toute entreprise qui tient ses livres ou ses pièces en tout ou partie sous forme électronique selon le droit fiscal allemand. Donc presque tout le monde : si vous recevez des factures par e-mail, utilisez un logiciel comptable ou numérisez des pièces, il vous en faut une. Cela vaut aussi pour les succursales allemandes d’entreprises étrangères.

Structure : les quatre parties

1. Description générale : l’entreprise, son organisation, les responsabilités et un aperçu des systèmes utilisés.
2. Documentation utilisateur : comment on travaille concrètement : réception, saisie, contrôle, classement, archivage.
3. Documentation technique du système : logiciels et matériel utilisés, interfaces, formats de données, lieu de stockage des données.
4. Documentation d’exploitation : comment le bon fonctionnement est assuré : sauvegardes, droits d’accès, mises à jour, incidents.

S’y ajoute le système de contrôle interne : quels contrôles garantissent que rien ne se perd et que rien n’est modifié à l’insu de tous ? Par exemple le principe des quatre yeux pour les paiements, ou les rôles et droits dans l’archive.

Modèle à copier

Les exemples entre parenthèses supposent une petite entreprise qui archive avec Papermerge ; remplacez-les par vos propres systèmes.

1. Description générale

• 1.1 Entreprise : nom, forme juridique, secteur, nombre de salariés
• 1.2 Responsabilités : qui s’occupe de la comptabilité, du classement et de l’informatique (avec suppléants)
• 1.3 Expert-comptable : quelles tâches sont externalisées
• 1.4 Aperçu des systèmes : comptabilité, facturation, archive (p. ex. Papermerge), banque
• 1.5 Validité : version du document, date d’effet, historique des modifications

2. Documentation utilisateur

• 2.1 Courrier papier : qui l’ouvre, quand les documents sont numérisés
• 2.2 Documents électroniques : adresse centrale pour les factures (p. ex. l’adresse e-mail de l’armoire Comptabilité), traitement des factures reçues dans des boîtes personnelles
• 2.3 Factures électroniques : formats (XRechnung, ZUGFeRD), contrôle et classement
• 2.4 Saisie : catégories existantes et métadonnées saisies par catégorie (numéro de facture, fournisseur, date, montant)
• 2.5 Contrôle et validation : qui vérifie les factures
• 2.6 Classement et archivage : quand un document est archivé ; ensuite il n’est plus modifiable
• 2.7 Numérisation substitutive : instructions, contrôle qualité, destruction du papier (voir La numérisation substitutive)
• 2.8 Conservation et suppression : durées par catégorie, qui valide les suppressions

3. Documentation technique du système

• 3.1 Logiciels utilisés, avec version ou fournisseur (services cloud avec lieu du centre de données, p. ex. Papermerge : Francfort-sur-le-Main)
• 3.2 Formats des originaux (PDF, TIFF, JPG, PNG, e-mails en .eml)
• 3.3 Interfaces : circulation des données entre archive, comptabilité et expert-comptable
• 3.4 Immuabilité : comment l’archive empêche ou journalise les modifications (versions, sommes de contrôle, journal d’audit)

4. Documentation d’exploitation

• 4.1 Droits d’accès : rôles, groupes, qui peut voir et modifier quoi
• 4.2 Sauvegardes : quoi, à quelle fréquence, où
• 4.3 Accès aux données lors d’un contrôle : Z1 (accès contrôleur), Z2, Z3 (export)
• 4.4 Changement de système : migration des données et lisibilité
• 4.5 Incidents : panne, perte de données, incident de sécurité

Annexes : organigramme, instructions de numérisation, liste des catégories avec durées de conservation, concept des droits d’accès.

Checklist GoBD pour les petites entreprises

• Tous les documents fiscalement pertinents arrivent dans l’archive, y compris par e-mail.
• Les factures reçues électroniquement sont conservées dans leur format d’origine.
• Les documents sont saisis rapidement, pas en fin d’année.
• Les documents archivés ne peuvent pas être modifiés ou supprimés à l’insu de tous.
• Les modifications et suppressions sont journalisées (qui, quoi, quand).
• Chaque type de document a une durée de conservation définie.
• Rien n’est supprimé avant la fin du délai ; les suppressions sont validées.
• Les droits d’accès sont attribués et documentés.
• Un contrôleur peut obtenir un accès en lecture seule.
• Les données sont sauvegardées régulièrement.
• La documentation est à jour ; les anciennes versions sont conservées.

Erreurs fréquentes

• Pas de documentation du tout, « parce qu’on est petits ».
• Un modèle qui ne correspond pas à la réalité. Le contrôleur compare.
• Pas mise à jour après un changement de logiciel, de scanner ou de personnel.
• Anciennes versions écrasées.
• Seul le logiciel est décrit, pas le travail : qui fait quoi, quand.

Décrire la partie Papermerge

• Saisie : les documents arrivent par import ou par l’adresse e-mail d’une armoire dans la boîte de réception. L’utilisateur choisit la catégorie, qui fixe les métadonnées, la durée de conservation et l’emplacement.
• Immuabilité : les versions archivées sont en lecture seule et protégées par une somme de contrôle SHA-256 ; une correction crée une nouvelle version.
• Journalisation : le journal d’audit enregistre imports, modifications, changements d’état, suppressions et changements de droits, avec date et utilisateur.
• Suppression : après expiration, seulement avec l’accord d’une personne ou d’un groupe désigné.
• Accès aux données : accès contrôleur via le rôle auditor, en lecture sur des armoires choisies.

Le détail est sur la page Archivage conforme GoBD.