Documentación de procedimientos GoBD: contenido, estructura, plantilla

La documentación de procedimientos (Verfahrensdokumentation) es lo primero que pide un inspector fiscal alemán, y falta en muchas pequeñas empresas. Es menos trabajo de lo que parece: para una empresa de pocas personas suelen bastar entre diez y veinte páginas.

¿Qué es?

Describe cómo se crean, procesan, conservan y recuperan en tu empresa los datos y documentos con relevancia fiscal. Va dirigida a un tercero experto, por ejemplo un inspector que no conoce tu empresa y que debe entender en un tiempo razonable el recorrido de un justificante, desde su llegada hasta el asiento y el archivo.

La obligación procede de la GoBD, las normas del Ministerio Federal de Hacienda alemán para la contabilidad electrónica (puntos 151 a 155). Ver ¿Qué es la GoBD?.

¿Quién la necesita?

Toda empresa que lleve sus libros o justificantes total o parcialmente en formato electrónico según el derecho fiscal alemán: si recibes facturas por correo, usas un programa de contabilidad o digitalizas justificantes, la necesitas. También las sucursales alemanas de empresas extranjeras.

Estructura: las cuatro partes

1. Descripción general: la empresa, su organización, responsabilidades y sistemas.
2. Documentación de usuario: cómo se trabaja: recepción, registro, revisión, archivo.
3. Documentación técnica del sistema: software y hardware, interfaces, formatos, dónde están los datos.
4. Documentación de operación: copias de seguridad, permisos, actualizaciones, incidencias.

A ello se suma el sistema de control interno: el principio de los cuatro ojos en los pagos, o los roles y permisos del archivo.

Plantilla para copiar

Los ejemplos entre paréntesis suponen una pequeña empresa que archiva con Papermerge.

1. Descripción general

• 1.1 Empresa: nombre, forma jurídica, sector, plantilla
• 1.2 Responsables de contabilidad, archivo e informática (con suplentes)
• 1.3 Asesoría fiscal: tareas externalizadas
• 1.4 Sistemas: contabilidad, facturación, archivo (p. ej. Papermerge), banca
• 1.5 Vigencia: versión, fecha de efecto, historial de cambios

2. Documentación de usuario

• 2.1 Correo en papel: quién lo abre, cuándo se digitaliza
• 2.2 Documentos electrónicos: dirección central para facturas (p. ej. la del archivador Contabilidad), facturas que llegan a buzones personales
• 2.3 Facturas electrónicas: formatos (XRechnung, ZUGFeRD), revisión y archivo
• 2.4 Registro: categorías y metadatos por categoría (número de factura, proveedor, fecha, importe)
• 2.5 Revisión y aprobación de facturas
• 2.6 Archivo: cuándo se archiva un documento; después no puede modificarse
• 2.7 Digitalización sustitutiva: instrucciones, control de calidad, destrucción del papel (ver La digitalización sustitutiva)
• 2.8 Conservación y eliminación: plazos por categoría, quién aprueba las eliminaciones

3. Documentación técnica del sistema

• 3.1 Software, con versión o proveedor (servicios en la nube con ubicación del centro de datos, p. ej. Papermerge: Fráncfort del Meno)
• 3.2 Formatos de los originales (PDF, TIFF, JPG, PNG, correos como .eml)
• 3.3 Interfaces entre archivo, contabilidad y asesoría
• 3.4 Inalterabilidad: versiones, sumas de verificación, registro de auditoría

4. Documentación de operación

• 4.1 Permisos: roles, grupos, quién ve y modifica qué
• 4.2 Copias de seguridad: qué, cada cuánto, dónde
• 4.3 Acceso a datos en una inspección: Z1, Z2, Z3
• 4.4 Cambio de sistema: migración y legibilidad
• 4.5 Incidencias: caída, pérdida de datos, incidente de seguridad

Anexos: organigrama, instrucciones de digitalización, lista de categorías con plazos, concepto de permisos.

Checklist GoBD para pequeñas empresas

• Todos los documentos con relevancia fiscal llegan al archivo, también los del correo.
• Las facturas electrónicas se conservan en su formato original.
• Los documentos se registran a tiempo, no a final de año.
• Los documentos archivados no pueden cambiarse ni borrarse sin dejar rastro.
• Los cambios y eliminaciones quedan registrados (quién, qué, cuándo).
• Cada tipo de documento tiene su plazo de conservación.
• Nada se borra antes de tiempo; las eliminaciones se aprueban.
• Los permisos están asignados y documentados.
• Un inspector puede tener acceso de solo lectura.
• Hay copias de seguridad periódicas.
• La documentación está al día y se guardan las versiones anteriores.

Errores frecuentes

• No tener ninguna, «porque somos pequeños».
• Una plantilla que no refleja la realidad.
• No actualizarla tras cambiar de programa, escáner o personal.
• Sobrescribir las versiones anteriores.
• Describir solo el software y no el trabajo: quién hace qué y cuándo.

Describir la parte de Papermerge

• Registro: los documentos llegan por subida o por la dirección de correo de un archivador. El usuario elige la categoría, que fija metadatos, plazo y ubicación.
• Inalterabilidad: las versiones archivadas son de solo lectura, con suma de verificación SHA-256; una corrección crea una versión nueva.
• Registro de auditoría: subidas, cambios, cambios de estado, eliminaciones y cambios de permisos, con fecha y usuario.
• Eliminación: tras el vencimiento, solo con aprobación de una persona o grupo.
• Acceso a datos: rol auditor de solo lectura sobre archivadores concretos.

Más en Archivo conforme a la GoBD.