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Digitalización sustitutiva en Alemania: escanear y destruir el papel
Digitalización sustitutiva según la GoBD: cuándo destruir el papel tras escanear, qué incluir en las instrucciones y qué originales conservar.
Los archivadores llenos de justificantes ocupan espacio y cuesta encontrar algo en ellos. En Alemania la solución se llama digitalización sustitutiva (ersetzendes Scannen): escaneas el justificante, archivas la copia y destruyes el papel. Está permitido, pero con condiciones.
¿En qué consiste?
La copia sustituye al original en papel, que se destruye; en una inspección solo cuenta la copia digital. La base legal es el artículo 147.2 del código tributario alemán (AO); los detalles los fija la GoBD (puntos 136 y siguientes).
Las condiciones
- Coincidencia visual: texto, sellos, notas manuscritas, también el reverso si tiene algo.
- Integridad: se escanean todas las páginas.
- Inalterabilidad: la copia se archiva de modo que no pueda cambiarse ni borrarse sin dejar rastro.
- Procedimiento documentado: quién escanea qué, cuándo y cómo se controla, en las instrucciones de digitalización, parte de la documentación de procedimientos.
- Puntualidad.
- Sin obligación de original.
Originales que no debes destruir
- Cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias)
- Balance de apertura
- Documentos cuyo original tiene valor probatorio propio: escrituras, contratos notariales, documentos exigidos en original por aduanas o tribunales
Instrucciones de digitalización
- Quién escanea, con suplentes
- Cuándo, por ejemplo a diario tras el correo
- Con qué: equipo, resolución (p. ej. 300 ppp), color o escala de grises, formato (PDF o TIFF)
- Qué tipos de documentos, y cuáles se quedan en original
- Control: revisión visual de cada página
- Dónde se archiva: sistema y archivador
- Cuándo se destruye el papel
TR-RESISCAN: ¿obligatoria?
La TR-RESISCAN (BSI TR-03138) es una directriz técnica de la Oficina Federal alemana de Seguridad de la Información. El derecho fiscal alemán no la exige. Para una pequeña empresa basta un procedimiento documentado con control de calidad.
Archivar tras escanear
Ver Archivo conforme a la GoBD. Con Papermerge:
- Escanea a PDF o TIFF; muchos escáneres envían la copia a la dirección de correo de tu archivador.
- Elige la categoría e introduce los metadatos: proveedor, fecha, importe. Papermerge no lee texto de las imágenes (sin OCR); los metadatos hacen el documento localizable y evaluable.
- Revisa y archiva: la copia queda inalterable, protegida con una suma de verificación y a salvo de borrado hasta el final de su plazo de conservación.
- Destruye el papel según tus instrucciones.
Papermerge no está certificado según la TR-RESISCAN: se ocupa del archivo; el procedimiento de escaneo lo describes tú.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tirar los justificantes después de escanearlos?
En la mayoría de los casos, sí: la copia debe coincidir visualmente con el original, el procedimiento debe constar en la documentación de procedimientos y el documento no debe tener que conservarse en original, como las cuentas anuales o el balance de apertura.
¿Hay que aplicar la TR-RESISCAN?
No según el derecho fiscal alemán. La directriz técnica TR-RESISCAN del BSI es una referencia reconocida, pero no obligatoria. Lo importante es un procedimiento documentado y constante.
¿Puedo escanear con el móvil?
Sí, la GoBD admite la digitalización móvil si el resultado coincide visualmente con el original y el procedimiento está documentado.