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Numérisation substitutive en Allemagne : numériser, puis détruire le papier
Numérisation substitutive selon la GoBD : quand détruire les pièces papier après numérisation, que mettre dans les instructions et quels originaux garder.
Les classeurs de pièces papier prennent de la place, et on n’y retrouve pas grand-chose. La solution allemande s’appelle numérisation substitutive (ersetzendes Scannen) : vous numérisez la pièce, archivez la copie et détruisez le papier. C’est autorisé en Allemagne, mais sous conditions.
De quoi s’agit-il ?
La copie numérique remplace l’original papier, qui est détruit ; lors d’un contrôle fiscal, seule la copie compte. La base légale est l’article 147 al. 2 du code fiscal allemand (AO) ; les modalités sont fixées par la GoBD (points 136 et suivants).
Les conditions
- Conformité visuelle. Tout doit être visible : texte, tampons, annotations manuscrites, y compris au verso s’il y a quelque chose.
- Exhaustivité. Chaque page est numérisée.
- Immuabilité. La copie est archivée de façon à ne pas pouvoir être modifiée ou supprimée à l’insu de tous.
- Procédure documentée. Qui numérise quoi, quand, et comment c’est contrôlé : c’est dans vos instructions de numérisation, partie de la documentation des procédures.
- Rapidité. Les pièces sont numérisées et saisies sans tarder.
- Pas d’obligation d’original.
Les originaux à ne pas détruire
- Comptes annuels (bilan, compte de résultat)
- Bilan d’ouverture
- Les documents dont l’original a une valeur probante propre : actes, contrats notariés, documents exigés en original par les douanes ou les tribunaux
Instructions de numérisation : le contenu
- Qui numérise, avec suppléants
- Quand, par exemple chaque jour après le courrier
- Avec quoi : appareil, résolution (p. ex. 300 dpi), couleur ou niveaux de gris, format (PDF ou TIFF)
- Quoi : quels types de pièces, et lesquels restent en original
- Contrôle : vérification visuelle de chaque page
- Où : quel système, quelle armoire
- Quand détruire le papier : après contrôle et comptabilisation, ou après un délai fixe
TR-RESISCAN : obligatoire ou non ?
La TR-RESISCAN (BSI TR-03138) est une directive technique de l’Office fédéral allemand de la sécurité informatique. Elle décrit une procédure très complète. Le droit fiscal allemand ne l’impose pas. Pour une petite entreprise, une procédure documentée et constante avec contrôle qualité suffit.
Archiver les pièces après numérisation
Une copie ne vaut que par l’archive qui la contient. Voir Archivage conforme GoBD. Avec Papermerge :
- Numérisez en PDF ou TIFF. Beaucoup de scanners envoient la copie directement à l’adresse e-mail de votre armoire.
- Choisissez la catégorie et saisissez les métadonnées : fournisseur, date, montant. Papermerge ne lit pas le texte des images (pas d’OCR) ; les métadonnées rendent la pièce consultable et exploitable.
- Contrôlez et archivez. La copie archivée n’est plus modifiable, est protégée par une somme de contrôle et ne peut pas être supprimée avant la fin de sa durée de conservation.
- Détruisez le papier selon vos instructions.
Papermerge n’est pas certifié TR-RESISCAN : il assure l’archivage, la procédure de numérisation est décrite dans vos instructions.
Questions fréquentes
Puis-je jeter les pièces après les avoir numérisées ?
Dans la plupart des cas, oui. La copie doit correspondre visuellement à l'original, la procédure doit être décrite dans votre documentation des procédures, et le document ne doit pas devoir être conservé en original. Les comptes annuels et le bilan d'ouverture, par exemple, restent sur papier.
Faut-il appliquer la TR-RESISCAN ?
Pas selon le droit fiscal allemand. La directive technique TR-RESISCAN du BSI est une référence reconnue, mais elle n'est pas obligatoire. L'essentiel est une procédure documentée et constante.
Puis-je numériser avec un smartphone ?
Oui, la GoBD autorise aussi la numérisation mobile si le résultat correspond visuellement à l'original et si la procédure est documentée.