La factura electrónica en Alemania (2025–2028)

Alemania está pasando la facturación entre empresas a la factura electrónica estructurada, por etapas entre 2025 y 2028. Si tienes una empresa en Alemania o vendes a clientes empresariales alemanes, esto es lo que cambia, cuándo, y qué implica para el archivo.

El calendario

Las normas proceden de la ley alemana de oportunidades de crecimiento (Wachstumschancengesetz), que modificó el artículo 14 de la ley del IVA. Se aplican a facturas entre empresas establecidas en Alemania.

Desde	Qué se aplica
1 de enero de 2025	Todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. Basta con un buzón de correo.
hasta el 31 de diciembre de 2026	Todas pueden seguir emitiendo facturas en papel, y en PDF si el cliente acepta.
1 de enero de 2027	Las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 € deben emitir facturas electrónicas.
hasta el 31 de diciembre de 2027	Las más pequeñas aún pueden emitir en papel o PDF.
1 de enero de 2028	Todas las empresas emiten facturas electrónicas en el B2B nacional.

Excepciones: facturas de hasta 250 €, billetes de transporte, facturas a consumidores (B2C) y ciertas operaciones exentas. Los pequeños empresarios acogidos al régimen de franquicia (Kleinunternehmer) no tienen que emitirlas, pero sí poder recibirlas.

¿Qué es una factura electrónica?

Datos estructurados conforme a la norma europea EN 16931, que un programa procesa sin teclear nada. Un PDF, una foto o un escaneo no lo son.

	XRechnung	ZUGFeRD
Formato	un archivo XML	un PDF/A-3 con XML incrustado
¿Legible para personas?	con un visor	sí, como un PDF
¿Válida?	sí	sí, desde la versión 2.0.1, salvo perfiles MINIMUM y BASIC WL

Qué significa para una empresa extranjera

La obligación de emitir rige cuando proveedor y cliente están establecidos en Alemania. Sin sede, dirección ni establecimiento permanente allí, en general no te afecta, aunque tengas un número de IVA alemán. Aun así cuenta: tus clientes alemanes se organizan en torno a la factura electrónica, una filial alemana sí está obligada, y España avanza con su propia obligación (Ley Crea y Crece, Verifactu). Un software compatible con EN 16931 te ahorra un segundo cambio.

Archivar facturas electrónicas en Alemania

• Ocho años de conservación (reducido de diez en 2025), ver Plazos de conservación en Alemania.
• El formato original: el XML en XRechnung, el PDF con XML incrustado en ZUGFeRD. Una impresión o imagen no basta.
• Sin cambios y legible por máquina, para la inspección.
• Trazabilidad: quién recibió, revisó y contabilizó la factura, y cuándo.

Estas reglas forman parte de la GoBD: ver ¿Qué es la GoBD? y por qué afecta a empresas fuera de Alemania.

Archivar facturas electrónicas con Papermerge

• Las facturas ZUGFeRD se archivan como cualquier PDF: Papermerge conserva el archivo sin cambios, XML incrustado incluido, protegido con una suma de verificación.
• Por correo: reenvía las facturas a la dirección de un archivador.
• Los archivos XRechnung (XML puro) aún no se pueden subir, y Papermerge no lee datos del XML. Está previsto; actualizaremos esta guía.

Número, proveedor, fecha e importe se registran como metadatos de la categoría Factura de proveedor, y el plazo de conservación de ocho años corre automáticamente.