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Durées de conservation en Allemagne 2026 : le tableau
Durées de conservation en Allemagne : 6, 8 ou 10 ans ? Factures, justificatifs, début du délai et conservation numérique.
Combien de temps faut-il conserver les factures en Allemagne ? Et les relevés bancaires, les contrats, les fiches de paie ? La réponse tient en trois chiffres : 6, 8 ou 10 ans. Celui du milieu est nouveau depuis 2025. Ce guide présente les durées de conservation allemandes sous forme de tableau, explique quand le délai commence et comment conserver vos documents en numérique.
Il concerne toute entreprise qui tient une comptabilité en Allemagne, y compris les filiales et succursales allemandes d’entreprises étrangères. Voir aussi pourquoi la GoBD concerne les entreprises hors d’Allemagne.
Ce qui a changé en 2025 : 8 ans au lieu de 10 pour les pièces comptables
La quatrième loi d’allègement bureaucratique (Bürokratieentlastungsgesetz IV) a réduit au 1er janvier 2025 la durée de conservation des pièces comptables (Buchungsbelege) de dix à huit ans. Ce sont tous les documents qui fondent une écriture : factures, reçus, tickets de caisse, relevés bancaires, bons de livraison liés à une écriture.
Le nouveau délai s’applique à tous les documents dont l’ancien délai n’était pas écoulé au 31 décembre 2024. En pratique, les pièces de 2016 et antérieures pouvaient être détruites dès le 1er janvier 2025. Pour les banques, assurances et entreprises d’investissement, le changement s’applique un an plus tard.
Les livres, comptes annuels et inventaires restent à dix ans.
Durées de conservation en Allemagne 2026 : le tableau
Les bases légales sont l’article 147 du code fiscal allemand (AO) et l’article 257 du code de commerce (HGB), pour les factures aussi l’article 14b de la loi sur la TVA (UStG).
| Document | Durée | Base |
|---|---|---|
| Livres et enregistrements (grand livre, journal, livre de caisse) | 10 ans | art. 147 al. 1 n° 1 AO |
| Comptes annuels, bilan d’ouverture, rapports de gestion, inventaires | 10 ans | art. 147 al. 1 n° 1 AO |
| Instructions de travail et documents d’organisation, p. ex. la documentation des procédures | 10 ans | art. 147 al. 1 n° 1 AO |
| Factures reçues et émises | 8 ans | art. 147 al. 1 n° 4 AO, art. 14b UStG |
| Relevés bancaires | 8 ans | pièce comptable |
| Reçus, tickets de caisse, rapports de caisse | 8 ans | pièce comptable |
| Avoirs, bons de livraison (s’ils servent de pièce) | 8 ans | pièce comptable |
| Factures électroniques (XRechnung, ZUGFeRD) | 8 ans | comme toute facture |
| Lettres commerciales reçues | 6 ans | art. 147 al. 1 n° 2 AO |
| Copies des lettres commerciales envoyées | 6 ans | art. 147 al. 1 n° 3 AO |
| Devis ayant abouti à une commande | 6 ans | lettre commerciale |
| Contrats (sans lien avec une écriture) | 6 ans | lettre commerciale |
| Comptes de salaires | 6 ans | art. 41 EStG |
| Autres documents fiscalement pertinents | 6 ans | art. 147 al. 1 n° 5 AO |
Règle simple : tout ce qui justifie une écriture, 8 ans. Tout ce qui est un livre ou un compte annuel, 10 ans. La correspondance commerciale, 6 ans.
Durée de conservation des factures
Les factures reçues et émises se conservent huit ans, sur papier, en PDF ou en facture électronique. Pour une facture électronique, l’original est la donnée structurée (le XML), pas une impression ni un affichage. Plus de détails dans La facturation électronique en Allemagne.
Quand le délai commence-t-il ?
Le délai commence à la fin de l’année civile au cours de laquelle
- la dernière écriture a été passée dans le livre,
- les comptes annuels ont été établis,
- la lettre commerciale a été reçue ou envoyée, ou
- la pièce comptable a été créée.
Exemple : une facture du 15 mars 2026 fait courir le délai au 31 décembre 2026. Huit ans plus tard, le 31 décembre 2034, il prend fin. Vous pouvez détruire la facture à partir du 1er janvier 2035.
Quand le délai ne finit pas : la suspension
Le délai ne prend pas fin tant que les documents restent utiles pour un impôt dont le délai d’imposition n’est pas écoulé (art. 147 al. 3 AO), par exemple pendant un contrôle fiscal, une réclamation ou une imposition provisoire.
Conserver les justificatifs en numérique
- Les documents reçus sous forme électronique (facture PDF par e-mail, facture électronique) doivent être conservés sous forme électronique, dans leur format d’origine. Une impression ne suffit pas.
- Les documents papier peuvent être numérisés puis détruits si la copie correspond visuellement à l’original et si la procédure est documentée. Exceptions : les comptes annuels et le bilan d’ouverture restent en original. Voir La numérisation substitutive.
- L’archive doit garder les documents inchangés, complets et lisibles à tout moment pendant toute la durée. Un simple dossier sur un serveur ne suffit généralement pas. Voir Archivage conforme GoBD.
- L’administration fiscale doit pouvoir accéder aux données lors d’un contrôle, même après un changement de système.
Après le délai : supprimer, mais proprement
Beaucoup d’entreprises gardent tout, par précaution. Avec des données personnelles (candidatures, documents de paie, correspondance clients), c’est un problème : le RGPD exige de supprimer les données quand il n’y a plus de raison de les garder. Une durée de conservation écoulée en est une.
En même temps, rien ne doit disparaître avant la fin du délai. Il faut donc les deux : une protection contre la suppression prématurée et une manière ordonnée de supprimer ce qui a expiré.
Gérer les durées de conservation automatiquement
Dans Papermerge, la durée est liée à la catégorie :
- Vous décidez une fois que les factures fournisseurs se conservent huit ans, les lettres commerciales six et les comptes annuels dix.
- Le délai court à partir de l’import ou d’un champ date du document, par exemple la date de facture.
- Tant qu’il court, personne ne peut supprimer un document archivé.
- Une fois expiré, le document rejoint la liste des demandes de suppression. Il n’est supprimé qu’après l’accord d’une personne désignée (principe des quatre yeux), et les deux étapes figurent dans le journal d’audit.
Plus d’informations sur la page Règles de conservation.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les factures en Allemagne ?
Huit ans depuis le 1er janvier 2025. Les factures sont des pièces comptables (Buchungsbelege), et la quatrième loi d'allègement bureaucratique a réduit leur durée de conservation de dix à huit ans. Cela vaut pour les factures reçues comme pour les factures émises.
Quand commence la durée de conservation ?
À la fin de l'année civile au cours de laquelle le document a été créé ou la dernière écriture passée. Une facture de mars 2026 doit donc être conservée jusqu'au 31 décembre 2034.
Puis-je conserver les justificatifs uniquement en numérique ?
Oui. Les documents reçus sous forme électronique doivent même être conservés sous forme électronique. Les justificatifs papier peuvent être numérisés puis détruits si la procédure est documentée et si le document ne doit pas être conservé en original, comme les comptes annuels et le bilan d'ouverture.
Que se passe-t-il à la fin de la durée de conservation ?
Vous pouvez détruire les documents, sauf si le délai est suspendu, par exemple pendant un contrôle fiscal ou tant qu'une imposition n'est pas définitive. S'ils contiennent des données personnelles, le RGPD impose en général de les supprimer.