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Plazos de conservación en Alemania 2026: la tabla
Plazos de conservación en Alemania: ¿6, 8 o 10 años? Qué rige para facturas y justificantes, cuándo empieza el plazo y cómo conservarlos en digital.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas en Alemania? ¿Y los extractos bancarios, los contratos, las nóminas? La respuesta es una de tres cifras: 6, 8 o 10 años. La del medio es nueva desde 2025. Esta guía recoge los plazos de conservación alemanes en una tabla, explica cuándo empieza el plazo y cómo conservar en digital.
Afecta a toda empresa que lleve contabilidad en Alemania, incluidas las filiales y sucursales alemanas de empresas extranjeras. Ver también por qué la GoBD afecta a empresas fuera de Alemania.
Qué cambió en 2025: 8 años en lugar de 10 para los justificantes
La cuarta ley de reducción de burocracia (Bürokratieentlastungsgesetz IV) acortó el 1 de enero de 2025 el plazo de los justificantes contables (Buchungsbelege) de diez a ocho años: facturas, recibos, tiques de caja, extractos bancarios, albaranes que respaldan un asiento.
El nuevo plazo se aplica a todos los documentos cuyo plazo anterior no había vencido el 31 de diciembre de 2024. En la práctica, los justificantes de 2016 y anteriores podían destruirse desde el 1 de enero de 2025. Para bancos, aseguradoras y empresas de inversión, el cambio se aplica un año después.
Los libros, cuentas anuales e inventarios siguen en diez años.
Plazos de conservación en Alemania 2026: la tabla
Las bases legales son el artículo 147 del código tributario alemán (AO) y el artículo 257 del código de comercio (HGB); para facturas también el artículo 14b de la ley del IVA (UStG).
| Documento | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Libros y registros (libro mayor, diario, libro de caja) | 10 años | art. 147.1.1 AO |
| Cuentas anuales, balance de apertura, informes de gestión, inventarios | 10 años | art. 147.1.1 AO |
| Instrucciones de trabajo y documentos de organización, p. ej. la documentación de procedimientos | 10 años | art. 147.1.1 AO |
| Facturas recibidas y emitidas | 8 años | art. 147.1.4 AO, art. 14b UStG |
| Extractos bancarios | 8 años | justificante contable |
| Recibos, tiques de caja, arqueos | 8 años | justificante contable |
| Notas de abono, albaranes (si sirven de justificante) | 8 años | justificante contable |
| Facturas electrónicas (XRechnung, ZUGFeRD) | 8 años | como cualquier factura |
| Cartas comerciales recibidas | 6 años | art. 147.1.2 AO |
| Copias de cartas comerciales enviadas | 6 años | art. 147.1.3 AO |
| Presupuestos que dieron lugar a un pedido | 6 años | carta comercial |
| Contratos (sin relación con un asiento) | 6 años | carta comercial |
| Cuentas salariales | 6 años | art. 41 EStG |
| Otros documentos con relevancia fiscal | 6 años | art. 147.1.5 AO |
Regla práctica: lo que respalda un asiento, 8 años. Lo que es un libro o unas cuentas anuales, 10 años. La correspondencia comercial, 6 años.
Plazo de conservación de las facturas
Las facturas recibidas y emitidas se conservan ocho años, en papel, en PDF o como factura electrónica. En una factura electrónica, el original son los datos estructurados (el XML). Más en La factura electrónica en Alemania.
¿Cuándo empieza el plazo?
Al final del año natural en que
- se hizo el último asiento en el libro,
- se formularon las cuentas anuales,
- se recibió o envió la carta comercial, o
- se creó el justificante.
Ejemplo: una factura del 15 de marzo de 2026 inicia el plazo el 31 de diciembre de 2026, que termina el 31 de diciembre de 2034. Puedes destruirla a partir del 1 de enero de 2035.
Cuando el plazo no termina: suspensión
El plazo no termina mientras los documentos sean relevantes para un impuesto cuyo plazo de liquidación no haya vencido (art. 147.3 AO), por ejemplo durante una inspección, un recurso o una liquidación provisional.
Conservar justificantes en digital
- Los documentos recibidos en formato electrónico (factura PDF por correo, factura electrónica) se conservan en formato electrónico, en su formato original. Una impresión no basta.
- Los documentos en papel pueden digitalizarse y destruirse si la copia coincide visualmente con el original y el procedimiento está documentado. Excepciones: las cuentas anuales y el balance de apertura. Ver La digitalización sustitutiva.
- El archivo debe mantener los documentos sin cambios, completos y legibles todo el plazo. Una carpeta en un servidor no suele bastar. Ver Archivo conforme a la GoBD.
- Hacienda debe poder acceder a los datos en una inspección, incluso tras un cambio de sistema.
Tras el plazo: borrar, pero bien
Con datos personales (candidaturas, nóminas, correspondencia con clientes), guardarlo todo para siempre es un problema: el RGPD exige borrar los datos cuando ya no hay motivo para conservarlos. Pero nada puede desaparecer antes de tiempo. Hacen falta ambas cosas: protección contra el borrado prematuro y una forma ordenada de eliminar lo vencido.
Gestionar los plazos automáticamente
En Papermerge, el plazo va ligado a la categoría:
- Decides una vez que las facturas de proveedor se conservan ocho años, las cartas comerciales seis y las cuentas anuales diez.
- El plazo cuenta desde la subida o desde un campo de fecha del documento, como la fecha de factura.
- Mientras corre, nadie puede eliminar un documento archivado.
- Al vencer, el documento pasa a la lista de solicitudes de eliminación y solo se borra con la aprobación de una persona designada (principio de los cuatro ojos). Todo queda en el registro de auditoría.
Más en Reglas de retención.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas en Alemania?
Ocho años desde el 1 de enero de 2025. Las facturas son justificantes contables (Buchungsbelege), y la cuarta ley de reducción de burocracia acortó su plazo de diez a ocho años. Vale para facturas recibidas y emitidas.
¿Cuándo empieza el plazo?
Al final del año natural en que se creó el documento o se hizo el último asiento. Una factura de marzo de 2026 debe conservarse hasta el 31 de diciembre de 2034.
¿Puedo conservar los justificantes solo en digital?
Sí. Los documentos recibidos en formato electrónico incluso deben conservarse en formato electrónico. Los justificantes en papel pueden digitalizarse y destruirse si el procedimiento está documentado y el documento no debe conservarse en original, como las cuentas anuales y el balance de apertura.
¿Qué pasa cuando vence el plazo?
Puedes destruir los documentos salvo que el plazo esté suspendido, por ejemplo durante una inspección fiscal o mientras una liquidación siga abierta. Si contienen datos personales, el RGPD suele exigir borrarlos.