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Archivo conforme a la GoBD para pequeñas empresas
Archivo seguro y conforme a la GoBD: qué exigen las normas alemanas, cómo las aplica Papermerge y qué queda en manos de tu empresa.
Facturas, recibos, contratos, extractos: en Alemania, todo lo que tiene relevancia fiscal debe conservarse ocho o diez años de forma que Hacienda pueda revisarlo en cualquier momento. Sin cambios, completo y trazable. Es lo que los alemanes llaman archivo a prueba de auditoría (revisionssichere Archivierung), en el centro de la GoBD.
¿Qué significa «a prueba de auditoría»?
| Propiedad | Significado |
|---|---|
| Integridad | Todo documento que debe conservarse está en el archivo. |
| Inalterabilidad | Un documento archivado no puede cambiarse ni borrarse sin dejar rastro. |
| Trazabilidad | Cada cambio, acceso y eliminación queda registrado. |
| Orden | Un tercero encuentra los documentos en un tiempo razonable. |
| Disponibilidad | Los documentos son legibles durante todo el plazo de conservación. |
Qué exige la GoBD
- Los documentos recibidos en formato electrónico se conservan en formato electrónico.
- Inalterabilidad: todo cambio queda registrado y el original sigue visible.
- Plazos: ocho años para justificantes como facturas, diez para libros y cuentas anuales, seis para cartas comerciales. Ver Plazos de conservación en Alemania.
- Acceso a datos: acceso directo (Z1), evaluaciones para el inspector (Z2) o entrega de una exportación (Z3).
- Documentación de procedimientos, ver nuestra guía.
Introducción: ¿Qué es la GoBD?
Cómo facilita Papermerge el archivo conforme a la GoBD
- Versiones inalterables: nadie puede modificar una versión archivada, ni siquiera un administrador; la propia base de datos lo impide. Una corrección crea una versión nueva. Cada versión tiene una suma de verificación SHA-256. Ver Versionado.
- Registro de auditoría completo: subidas, cambios de metadatos, categorías y etiquetas, cambios de estado, eliminaciones y cambios de permisos, con fecha y usuario. Ver Registro de auditoría.
- Plazos de conservación por categoría, desde la subida o desde un campo de fecha. Ver Reglas de retención.
- Eliminación con principio de los cuatro ojos: nada se borra automáticamente; una persona o grupo designado aprueba.
- Acceso del inspector: Z1 con el rol auditor de solo lectura sobre los archivadores elegidos; Z2 filtrando por categoría, metadatos y etiquetas; Z3 descargando los documentos solicitados (una exportación completa desde la aplicación está en preparación).
- Roles y archivadores: Contabilidad ve las facturas, no los expedientes de personal.
- Evaluable por máquina: cada categoría tiene sus campos (número, proveedor, fecha, importe). Papermerge no hace OCR; los metadatos se introducen al archivar.
- Alojado en Fráncfort, sin servidor propio.
Cómo funciona
- Sube documentos o reenvía facturas a la dirección del archivador.
- Elige la categoría: tu única decisión.
- Introduce los metadatos: proveedor, fecha, importe.
- Papermerge lo archiva con el archivado automático.
- Archiva: la versión queda inalterable hasta el final de su plazo.
Lo que queda en tus manos
Ningún software hace que una empresa cumpla por sí solo: la documentación de procedimientos, que todo llegue al archivo, registrar a tiempo y, si destruyes el papel, un procedimiento de digitalización documentado (ver La digitalización sustitutiva).
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Preguntas frecuentes
¿Está Papermerge certificado según la GoBD?
No, y ningún software puede estarlo: no existe un certificado GoBD oficial. Papermerge facilita un archivo seguro conforme a la GoBD; que tu contabilidad cumpla también depende de tus procesos y de tu documentación de procedimientos.
¿Basta con una carpeta en un servidor o en la nube?
Normalmente no. En una unidad de red o un almacenamiento en la nube cualquier archivo se puede sobrescribir, renombrar o borrar sin dejar rastro. Faltan la inalterabilidad y la trazabilidad, dos requisitos centrales de la GoBD.
¿Dónde se guardan mis datos?
En un centro de datos en Fráncfort del Meno, Alemania. Papermerge es un servicio en la nube: no tienes que gestionar ningún servidor.