Archivage conforme GoBD pour les petites entreprises

Factures, reçus, contrats, relevés bancaires : en Allemagne, tout document fiscalement pertinent doit être conservé huit ou dix ans de façon à pouvoir être contrôlé à tout moment. Inchangé, complet et traçable. C’est ce que les Allemands appellent l’archivage révisionnel (revisionssichere Archivierung), au cœur de la GoBD.

Que signifie « archivage sécurisé » ?

Propriété	Signification
Exhaustivité	Chaque document à conserver est dans l’archive.
Immuabilité	Un document archivé ne peut pas être modifié ou supprimé à l’insu de tous.
Traçabilité	Chaque modification, accès et suppression est journalisé.
Ordre	Un tiers retrouve les documents en un temps raisonnable.
Disponibilité	Les documents restent lisibles pendant toute la durée de conservation.

Un dossier sur un lecteur réseau ou dans un stockage cloud ne remplit pas la plupart de ces points.

Ce qu’exige la GoBD

• Les documents reçus électroniquement se conservent sous forme électronique.
• Immuabilité : toute modification est journalisée, l’original reste visible.
• Durées de conservation : huit ans pour les pièces comptables comme les factures, dix pour les livres et comptes annuels, six pour les lettres commerciales. Voir Durées de conservation en Allemagne.
• Accès aux données : accès direct (Z1), évaluations faites pour le contrôleur (Z2) ou remise d’un export (Z3).
• Documentation des procédures, voir notre guide.

Introduction : Qu’est-ce que la GoBD ?

Comment Papermerge prend en charge l’archivage conforme GoBD

• Versions inaltérables : une version archivée ne peut plus être modifiée, même par un administrateur ; la base de données l’empêche. Une correction crée une nouvelle version. Chaque version est protégée par une somme de contrôle SHA-256. Voir Versionnage.
• Journal d’audit complet : imports, modifications de métadonnées, catégories et tags, changements d’état, suppressions et changements de droits, avec date et utilisateur. Voir Journal d’audit.
• Durées de conservation par catégorie, comptées à partir de l’import ou d’un champ date. Voir Règles de conservation.
• Suppression avec principe des quatre yeux : rien n’est supprimé automatiquement ; une personne ou un groupe désigné valide.
• Accès du contrôleur : Z1 via le rôle auditor en lecture seule sur les armoires choisies ; Z2 par filtres sur catégorie, métadonnées et tags ; Z3 par téléchargement des documents demandés (un export complet depuis l’application est en préparation).
• Rôles et armoires : la comptabilité voit les factures, pas les dossiers du personnel.
• Exploitabilité : chaque catégorie a ses champs de métadonnées (numéro, fournisseur, date, montant). Papermerge ne fait pas d’OCR ; les métadonnées sont saisies au classement.
• Hébergé à Francfort, sans serveur à gérer.

Comment ça marche

1. Importez ou transférez vos factures à l’adresse e-mail de l’armoire.
2. Choisissez la catégorie : votre seule décision.
3. Saisissez les métadonnées : fournisseur, date, montant.
4. Papermerge classe grâce au classement automatique.
5. Archivez : la version devient inaltérable jusqu’à la fin de sa durée de conservation.

Ce qui reste à votre charge

Aucun logiciel ne rend une entreprise conforme à lui seul : documentation des procédures, exhaustivité de la saisie, saisie rapide et, si vous détruisez le papier, une procédure de numérisation documentée (voir La numérisation substitutive).

Essayer

À partir de 39 € par mois pour 3 utilisateurs, sans frais de mise en place, résiliable chaque mois. Voir les tarifs. Essai gratuit de 14 jours.