Choisissez la catégorie, Papermerge classe
Un classement automatique des documents selon des règles fixes
Où ranger cette facture ? Avec un simple partage de fichiers, chacun se pose la question pour chaque document, et chacun y répond un peu différemment. Quelques mois plus tard, le même type de justificatif se trouve dans cinq dossiers différents.
Avec Papermerge, vous décidez une seule fois, en tant qu’administrateur, pour chaque catégorie. Ensuite, le classement est l’affaire de Papermerge.
Comment ça marche
- Importez ou envoyez par e-mail. Les nouveaux documents arrivent dans la boîte de réception.
- Choisissez la catégorie, par exemple Facture fournisseur, et renseignez les métadonnées : fournisseur, date de facture, montant.
- Papermerge classe. La règle de la catégorie détermine l’armoire et le dossier, par exemple
Factures/{{year}}, et peut renommer le document.
Personne n’a besoin de savoir où va un document. Les nouveaux collègues classent comme tout le monde dès le premier jour.
Des règles qui évoluent avec vous
Si vous modifiez la règle d’une catégorie, Papermerge reclasse tous ses documents. Chaque déplacement figure dans le journal d’audit. Et comme la catégorie définit aussi les champs de métadonnées et la durée de conservation, un seul choix suffit pour qu’un document soit entièrement classé.
Avantages clés
- Une seule décision par document : sa catégorie
- Une règle de classement par catégorie : dossier cible et, si besoin, un nouveau nom
- Des variables comme {{category}}, {{year}} ou {{month}} pour des dossiers par année et par mois
- Les dossiers manquants sont créés automatiquement
- Une règle modifiée ? Les documents déjà classés sont reclassés
- Chaque catégorie appartient à une armoire, par exemple Comptabilité ou RH