Elige la categoría, Papermerge lo archiva
Archivado automático de documentos con reglas fijas
¿Dónde va esta factura? Con una carpeta compartida, cada persona del equipo se lo pregunta con cada documento, y cada una responde de forma algo distinta. Unos meses después, el mismo tipo de justificante está en cinco carpetas diferentes.
Con Papermerge lo decides una vez, como administrador, por categoría. A partir de ahí, archivar es cosa de Papermerge.
Cómo funciona
- Súbelo o envíalo por correo. Los documentos nuevos llegan a la bandeja de entrada.
- Elige la categoría, por ejemplo Factura de proveedor, y rellena los metadatos: proveedor, fecha de factura e importe.
- Papermerge lo archiva. La regla de la categoría decide el archivador y la carpeta, por ejemplo
Facturas/{{year}}, y puede renombrar el documento.
Nadie tiene que saber dónde va un documento. Las personas nuevas archivan igual que el resto desde el primer día.
Reglas que crecen contigo
Si cambias la regla de una categoría, Papermerge reordena todos sus documentos. Cada movimiento queda en el registro de auditoría. Y como la categoría también define los campos de metadatos y el plazo de conservación, basta una elección para archivar un documento por completo.
Ventajas clave
- Una sola decisión por documento: su categoría
- Una regla de archivado por categoría: carpeta de destino y, si quieres, un nombre nuevo
- Variables como {{category}}, {{year}} o {{month}} para carpetas por año y mes
- Las carpetas que faltan se crean automáticamente
- ¿Cambias una regla? Los documentos ya archivados se reordenan
- Cada categoría pertenece a un archivador, por ejemplo Contabilidad o RR. HH.